Промежуточные итоги проекта внедрения 1C ERP+PM в компании «Прософт-Системы». Запуск блока Продаж и Проектного управления.

Цели проекта:

Вести оперативный учет в единой информационной системе 1С: ERP+PM.
Автоматизировать процессы проектной деятельности компании на базе 1С: ERP+PM.
Автоматизировать расчет полной и производственной себестоимости изделий в рамках 1С: ERP+PM.
Автоматизировать процесс формирования управленческой отчетности и KPI компании на базе 1С: ERP+PM и 1С:Аналитика.
Уход от печати бумажных паспортов изделий. Замена на генерацию электронных версий, включая простановку ЭЦП. Создание клиентского сервиса для быстрого доступа к электронным паспортам.

Ситуация до внедрения:

Шел процесс перехода на 1С ERP силами Заказчика
Процессы закупок, управления и выпуска изделий отражаются в 1С: ERP+PM, процессы управления договорами и продаж ведутся в 1С: Управление торговлей 10. Между базами 1С: ERP+PM и 1С:Управление торговлей 10 настроен обмен.
Управление проектами и их планирование выполняется в различных системах, на усмотрение Менеджера проекта (MS Project, Excel).
Отчеты по проектам формируются вручную в Excel.
Расчет себестоимости изделий производится вручную в таблицах Excel.
Управленческая отчетность формируется в Системе собственной разработки.
Каждый паспорт на изделие распечатывается и вкладывается в упаковку.

Текущее состояние проекта:

Обследование (сроки: июль 2022 - сентябрь 2022)

Проведен ряд совещаний для описания актуальных бизнес-процессов отделов.
Составлены и утверждены протоколы, сформирована общая схема деятельности, охваченных контуром проекта, бизнес-единиц компании.
Собран и структурирован перечень требований Заказчика к функционалу внедряемых решений 1С.
Подготовлено и утверждено техническое задание на этап «Моделирование».

Функциональное моделирование (сроки: октябрь 2022 - февраль 2023)

На копии актуальной базы Заказчика смоделированы сценарии работы отдельных бизнес-единиц и бизнес-процессов компании.
Проведен ряд демонстраций сценариев работы в системе.
Определен и утвержден список доработок, необходимых для устранения выявленных функциональных разрывов.
Рассчитана трудоемкость разработки.
Составлены и утверждены функциональные модели (описание сценариев работы) по блокам: продажи, управление проектами, бюджетирование и планирование, управление затратами и расчет себестоимости.

Тестовая эксплуатация по блоку управление проектами (сроки: ноябрь 2022 - декабрь 2022)

Проведено обучение ключевых пользователей функционалу системы 1С: ERP + PM.
Подготовлены инструкции.
Проведена работа по поддержке и консультации пользователей.
Проведена проверка и оценка результатов тестовой эксплуатации.

Адаптация системы под требования заказчика. Этап доработки системы. (сроки: март 2023 - январь 2024)

Написание технических заданий на устранение функциональных разрывов, выявленных на этапе моделирования.
Разработка.
Тестирование и запуск в эксплуатацию доработок.

Обучение и тестовая эксплуатация по управления проектами на подсистеме РМ и оперативному контуру ведения договорной деятельности в 1C:ERP+PM. (сроки: август 2023 - январь 2024)

Проведено целевое обучение пользователей в подразделениях. Обучено порядка 50 пользователей.
Проведена тестовая эксплуатация на реальных данных заказчика.
Подписаны протоколы обучения.

Внедрение и запуск подразделений в опытно-промышленную и промышленную эксплуатацию 1С:ДО. (октябрь 2023 - январь 2024)

Проведены этапы «обследование» и «моделирование» в рамках внедрения 1С:ДО.
Проведено обучение и тестовая эксплуатация.
Запуск подразделений в опытно-промышленную и промышленную эксплуатацию 1С:ДО. (август 2023 - январь 2024).

Промежуточные результаты проекта:

Осуществлен полный переход работы в единой информационной системе 1С:ERP+РМ ряда департаментов компании, включая проектные. В рамках перехода произведен полный цикл работ по функциональному моделированию, адаптации системы, обучению и проведению тестовой эксплуатации с сотрудниками департаментов. Завершены этапы, переноса остатков данных из исторической учетной системы 1С:Управление торговлей 10. Успешно пройдены этапы опытно-промышленной и промышленной эксплуатации.

Запущены процессы для организации и автоматизации работы с электронными документами, включающих в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также для организации процессов взаимодействия между сотрудниками в рамках подсистемы 1С: Документооборот.

В рамках задачи по отказу от печати бумажных паспортов изделий завершен первый этап работ, включающий разработку механизма массовой генерации электронных паспортов выпущенной серийной продукции.

Особенности и уникальность проекта:

Часть процессов оперативного учета ведется в 1С: ERP+PM. По уже внедренным блокам выполнены доработки, которые нужно учитывать при переносе бизнес-процессов в 1С:ERP+PM.

Разные подходы к расчету себестоимости и формировании отчетов у подразделений.
Разные подходы к оценке и управлению проектами в подразделениях.
Подразделения, в рамках предприятия, выделены как отдельные бизнес-единицы, между подразделениями осуществляется внутренняя продажа.
Необходимо учитывать требования к проектированию аналитики для управленческого отчета KPI, утвержденного в компании.
Внедрение BI-системы 1С: Аналитика для оперативного контроля бизнес-показателей и принятия своевременных управленческих показателей.
Внедрение системы 1С: Документооборот для организации и автоматизации работы с электронными документами, включающих в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также для организации процессов взаимодействия между сотрудниками.

Сложности в процессе реализации. Предложенное решение:

Проблема: большое количество вариантов ведения договоров продажи в текущей учетной системе.
Решение: проанализированы составы договоров продажи, предложены единые правила ведения договоров в системе.

Проблема: отсутствие в 1С: ERP+PM специализированных документов для отражения продаж между подразделениями.
Решение: предложена схема отражения внутренних продаж комплектом типовых документов и доработка для быстрого оформления комплекта документов.

Проблема: отсутствие методики ведения проектов в учетной системе.
Решение: совместная разработка с Заказчиком НСИ, разработка схем работы с проектами в 1С: ERP+PM.

Проблема: разный подход подразделений к расчету технико-коммерческих предложений.
Решение: предложена доработка документа Расчет цены контракта, которая учитывает особенности расчетов для каждого из подразделений.

Проблема: существующая схема ведения оперативного учета в двух учетных системах (1С: ERP+PM, 1С: Управление торговлей) усложняет работу текущего подразделения из-за увеличения количества отгрузок.
Предложение: ранний запуск блоков Управление договорами и Продажи для подразделения.

Проблема: в отчетах подразделений должна быть возможность сравнение текущих показателей с показателями предыдущих периодов.
Решение: предложена настройка динамических отчетов на BI-системе 1С: Аналитика.

Проблема: потребность в согласовании документов, ведение внутреннего электронного документооборота.
Решение: параллельное внедрение 1С: Документооборот.

Дальнейшие планы по развитию системы:

Запуск расчета себестоимости.
Внедрение 1С: Аналитика.
Запуск пользовательского сервиса по доступу и хранению электронных паспортов изделий.