Компания Активная Логика осуществила проект автоматизации системы управления и учета производственного объединения УК УВМ на базе 1С:ERP.

Цели проекта:

1. Перевести оперативный и регламентированный учет из 1С:УПП в1С:ERP.Управление холдингом 3.2;
2. Настроить интеграцию со смежными системами по учету лома (1С:Вторчермет) и управления автотранспортом (модуль УАТ для 1С: ERP);
3. Перевести учет транспорта в модуль 1С:УАТ (модуль Управление автотранспортом для 1С:ERP);
4. Сохранить контроль за финансовыми потоками;
5. Сохранить высокий уровень автоматизации формирования документов оперативного контура, в том числе ВГО, налоговой отчетности по НДС;
6. Перевести электронный документооборот компании из 1C:УПП в1С:ERP.Управление холдингом, в том числе существенные доработки, которые были выполнены в 1С:УПП под нужны заказчика;
7. Перевести операции по планированию и исполнению платежей группы компаний из 1C:УПП в 1С:ERP.Управление холдингом;
8. Организовать контроль лимитов расхода денежных средств при планировании платежей;
9. Обеспечить консолидацию данных группы компаний для возможности принятия управленческих решений при управлении движением денежных потоков;
10. Организовать загрузку плановых данных по бюджету движения денежных средств (далее – БДДС) для целей установки и контроля лимитов по статьям движения денежных средств;
11. Адаптировать методологию сбора фактических данных в соответствии с организацией оперативного учета в новой системе1С:ERP.Управление холдингом;
12. Настроить сбор фактических данных по БДДС;
13. Настроить сбор консолидированного БДДС с учетом внутригрупповых оборотов;
14. Настроить сбор фактических данных по бюджету доходов и расходов (далее – БДР).

Особенности и уникальность проекта:

1. Ограниченные сроки реализации проекта (9 месяцев до старта ОПЭ).
2. Переход в новую систему с середины года (отключение от исторических систем с 01.07.2024);
3. 90 % работ по проекту выполнялось в удаленном формате;
4. Отсутствие параллельного учета на старте системы;
5. Учет НДС при закупке и реализации металлолома;
6. Учет финансовой аренды по ФСБУ 25/20 (более 1500 договоров аренды);
7. Выполнение перевода ЭДО из 1С:УПП в 1С:ERP.Управление холдингом, не останавливая деятельности компании;
8. Большой объем ЭДО (14 организаций в одной ИБ, порядка 15 тыс. исходящих и 25 тыс. входящих документов в месяц. Большая часть - обмен внутри группы компаний);
9. Около 5000 контрагентов, с которымы настроен обмен электронными документами;
10. Наличие строгой регламентации в части сроков осуществления платежей;
11. Автоматизация большого объема внутригрупповых платежей;
12. Единый центр управления бюджетами всех организаций, минимизация действий по заполнению бюджетов;
13. Сбор данных со смежных учетных систем (1С: Вторчермет, модуль УАТ для 1С:ERP);
14. Наличие нескольких контуров консолидации бюджетов.

Проведенные работы

В рамках проекта внедрения были проведены следующие работы:

1. Проведено обследование текущих процессов предприятия и интервью с ключевыми пользователями с целью сбора и анализа требований заказчика к информационной системе;
2. Разработана модель будущей системы в типовой версии 1С:ERP Управление холдингом на данных заказчика по каждому учетному блоку и проведена ее демонстрация, определен перечень доработок системы;
3. Произведена первоначальная настройка системы и организационной структуры;
4. Составлена и настроена матрица ролей исполнителей и пользователей;
5. Выполнена настройка разграничения прав доступа к данным;
6. Проведена миграции данных из 1С:УПП в 1С:ERP Управление холдингом с учетом перехода в середине года;
7. Адаптирован типовой функционал конфигурации 1С: ERP Управление холдингом к бизнес-процессам заказчика;
8. Проведены доработки системы с учетом особенностей учета НДС для ломоперерабатывающих предприятий;
9. Реализованы доработки по автоматизации учета по договорам аренды по ФСБУ 25/2018;
10. Разработаны бюджетные формы, регламенты подготовки отчетности;
11. Выполнены настройки автоматизированного бюджетного процесса;
12. Разработаны пользовательские процессные инструкции по каждому автоматизируемому бизнес-процессу;
13. Проведено обучение ключевых пользователей по каждому автоматизируемому учетному блоку;
14. Разработано интеграционное решение между 1С:ERP Управление холдингом (вкл модуль УАТ) и системой по учету лома (1С: Вторчермет).

Результаты проекта

Функциональные результаты:

1. Запуск системы в промышленную эксплуатацию

С 01.07.2024 без дублирования документооборота в исторических системах.

2. Доработки системы ERP УХ в части учета НДС для ломоперерабатывающих компаний

2.1. Возможность начисления НДС налогового агента по отгрузке в случае несвоевременного предоставления счет-фактуры поставщиком лома.

2.2. Возможность регистрировать входящие счет-фактуры от поставщиков металлолома по фактической дате получения с оформлением дополнительных листов к книге продаж за отчетный период, в котором была выполнена отгрузка металлолома от поставщика.

2.3. Возможность регистрировать входящие счет-фактуры от поставщиков лома по фактической дате получения на основании первичных документов (Приобретение от поставщика) по отгрузкам за периоды учета в исторической системе, по которым на момент перехода в новую систему не было зарегистрировано счетов-фактур.

2.4. Автоматизировано групповое формирование счетов-фактур выданных и зеркальных счетов-фактур полученных по договорам поставки лома по операциям внутри группы компаний, в том числе при перечислении авансов по договорам металлолома.

3. Доработки системы 1С:ERP УХ в части ЭДО для ломоперерабатывающих компаний

3.1. Возможность отправлять по однотипным операциям разные пакеты ЭД по внешним контрагентам и внутри группы компаний (ВГО).

3.2. Групповое формирование исходящих документов по внешним контрагентам и ВГО.

3.3. Автоматическая привязка входящих ЭД при получении к уже созданным в ИБ документам 1С (по реализации и поступлению).

3.4. Групповое утверждение и подпись входящих ЭД по внешним контрагентам и ВГО.

3.5. Автоматическая проверка корректности заполнения входящих ЭД, полученных от внешних контрагентов.

3.6. Автоматическое заполнение документов 1С по услугам, созданных на основании входящих ЭД (определение статьи расходов согласно настройкам регистра в разрезе показателей).

4. Определение ответственного за отработку входящих ЭД.

5. Доработки табличных частей исходящих ЭД по требованиям заказчика (дополнительные реквизиты, особенности заполнения в разрезе операций).

6. Доработки системы 1С:ERP УХ в части модуля Казначейство

6.1. Автоматизация процесса регламентации даты платежей, разработка автоматической установки даты платежа, процедура согласования изменения даты платежа.

6.2. Расширение состава реквизитов документов Заявка на оплату, Реестр платежей с учетом требований заказчика.

6.3. Разработка отчетных форм для анализа плановых и фактических движений денежных потоков.

6.4. Реализация проверок и контролей, отвечающих за полноту и корректность формирования платежных поручений.

6.5. Разработка инструмента автоматического создания заявок на оплату поставщикам с учетом особенностей бизнес-процесса заказчика.

6.6. Автоматизированное заполнение аналитик отдельных видов входящих и исходящих платежей, загруженных в систему при загрузке банковских выписок.

6.7. Корректировка работы типовых механизмов с учетом практической необходимости.

7. Настройка маршрутов согласования объектов системы, участвующих в процессе планирования и исполнения платежей. Обеспечено информирование пользователей о состоянии объекта согласования.

8. Настройка системы контроля лимитов расхода денежных средств.

9. Настройка функционала учета транспорта, путевых листов и топлива в модуле 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP.

10. Формирование и сдача налоговой отчетности

10.1. По НДС за 3 квартал.

10.2. По прибыли за 9 месяцев из новой системы 1С:ERP Управление холдингом.

11. Доработки функционала Бюджетирования

11.1. Настройка и заполнение финансовой структуры Группы компаний (ЦФО).

11.2. Сценарии планирования, регламенты подготовки отчетности.

11.3. Разработка целевых бюджетных отчетов (БДДС и БДР) с требуемыми показателями и аналитиками.

11.4. Централизованная загрузка плановых данных БДДС по всем организациям Группы путем импорта из Excel.

11.5. Сбор фактических данных бюджетов БДДС, БДР по данным оперативного и регламентированного учета, а также получение данных из внешних информационных систем.

11.6. Автоматическая консолидация данных БДДС по Группе компаний с учетом внутригрупповых оборотов (по двум периметрам консолидации).

11.7. Разработка шаблонов процессов подготовки отчетности для централизованного управления бюджетами всех организаций.

11.8. Настройка дополнительных отчетов и сводных таблиц для удобства анализа данных бюджетов.

Результаты по миграции:

1. Проведена миграции данных из 1С:УПП в 1С:ERP Управление холдингом с учетом перехода в середине года;
2. Перенесены в 1С:ERP УХ существующие учетные записи ЭДО по 14 организациям, загружены текущие настройки обменов с контрагентами. Под требования компании доработана система 1С:ERP УХ в части индивидуальных настроек по контрагентами с филиалами.

Результаты по интеграции и синхронизации:

1. Настроено интеграционное решение между системой по учету лома 1С:Вторчермет и 1С:ERP Управление холдингом для загрузки первичных документов оперативного контура в части учета лома.
2. Осуществлена типовая бесшовная интеграция с 1С: Вторчермет для заполнения в бюджете операционных показателей, хранящихся во внешней информационной системе.

Дополнительная информация о проекте:

Начальник управления по методологии и контролю (Руководитель проекта) Лапин Дмитрий Николаевич о проекте: